remote data capture @ CubeIQ

Digital Pen & Paper - Simplify Your Forms Work

Στον οικισμό Gropius στο προάστιο του Βερολίνου Neukoeln ζούν σήμερα περισσότεροι από 35.000 άνθρωποι. Όπου μένουν άνθρωποι, υπάρχει χρήση και συνεπώς ανάγκη φροντίδας και επιδιόρθωσης. Για την ποιότητα ζωής στον οικισμό φροντίζουν διάφοροι επαγγελματίες (θυρωροί, κηπουροί, καθαριστές, υδραυλικοί, ηλεκτρολόγοι κ.α.) κατ' εντολήν της δημοτικής εταιρίας facility management DEGEWO.

Καλή η εμπιστοσύνη - καλύτερος ο έλεγχος

Η ποιότητα παροχής υπηρεσιών των συνεργαζόμενων επαγγελματιών ελέγχεται από εξιδικευμένους υπαλλήλους της DEGEWO.
Παλαιότερα αυτό το τμήμα είχε μόνο την δυνατότητα αντίδρασης μετά από παράπονα των ενοίκων. Από τα μέσα του 2005 το τμήμα ελέγχει προληπτικά την ποιότητα παροχής υπηρεσιών των επαγγελματιών. Οι υπάλληλοι του τμήματος επισκέπτονται σε τακτικές αλλά διαφορετικές χρονικές περιόδους του χρόνου όλα τα κτήρια και ελέγχουν τα πάντα, από τα υπόγεια μέχρι τις οροφές, ημέρες και ώρες που δεν είναι γνωστές στους συνεργαζόμενους επαγγελματίες. Με αυτό τον τρόπο η πίεση σε αυτούς να τηρούν τα συμφωνηθέντα έχει αυξηθεί και ως αποτέλεσμα αυτού οι ελείψεις και ως εκ τούτου τα παράπονα των ενοίκων έχουν μειωθεί δραστικά.

Καθημερινά καθ' οδόν με χαρτί και στυλό

Οι ελεγκτές χρησιμοποιούν μια ειδική φόρμα και ένα "ψηφιακό στυλό". Η φόρμα έχει σαν υπόβαθρο έναν ελαφρώς γκρί φόντο ο οποίος αποτελείται από άπειρες τελείες, οι οποίες σχηματίζουν ένα μοναδικό πλέγμα. Κατά τα άλλα είναι ένα συνηθισμένο χαρτί γραφείου, στο οποίο συμπληρώνονται τα αναγκαία πεδία με το digital pen, το οποίο εκτός από μελάνι περιλαμβάνει, κάμερα-scanner, μικροεπεξεργαστή, μνήμη, Bluetooth και μπαταρία. Μόλις ολοκληρωθεί η συμπλήρωση της φόρμας τα συλλεγθέντα στοιχεία αποστέλλονται με την βοήθεια της τεχνολογίας Bluetooth από το στυλό σε κινητό τηλέφωνο και από εκεί με την βοήθεια του δικτυου GPRS της Vodafone Γερμανίας σε κεντρικό server στα γραφεία της εταιρίας. Η όλη διαδικασία διαρκεί μόλις μερικά δευτερόλεπτα. Εφόσον είναι αναγκαίο, αποστέλλονται αυτομάτως οι ανάλογες ειδοποιήσεις και προειδοποιήσεις στον υπεύθυνο επαγγελματία-συνεργάτη με email.

Συνήθης τρόπος εργασίας - μηδενικό data entry
Ο τρόπος εργασίας παραμένει ο ίδιος. Ακόμα και πιό ηλικιωμένοι υπάλληλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτή τη τεχνολογία χωρίς χρονοβόρα και δύσκολη εκπαίδευση. Για τους υπαλλήλους της DEGEWO η χρήση του ψηφιακού στυλό είχε σαν συνέπεια την δραστική μείωση των εργασιών στο γραφείο και την πιό αποτελεσματική εργασία στα κτήρια της εταιρίας. Παλαιότερα έπρεπε μετά από τις επισκέψεις στα κτήρια να επιστρέψουν στο γραφείο τους και να αρχίσουν τα τηλεφωνήματα στους διάφορους επαγγελματίες καθώς και να γράψουν τα αντίστοιχα mail. Σήμερα οι εργασίες ρουτίνας ολοκληρώνονται από μια αυτοματοποιημένη διαδικασία με το αποτέλεσμα να διορθώνονται γρήγορα οι ζημιές και οι ένοικοι να είναι ευχαριστημένοι.

Αποτελέσματα
Το τμήμα συντονισμού και ελέγχου έχει όλα τα στοιχεία άμεσα διαθέσιμα σε ηλεκτρονική μορφή και είναι σε θέση να δημιουργεί στατιστικές και αναφορές προς το management της εταιρίας σε τακτά χρονικά διαστήματα.
Η αποτελεσματικότητα αυξήθηκε - κάθε ελεγκτής πραγματοποιεί ήδη πάνω από 3 επισκέψεις ημερησίως.
Πριν από 3 χρόνια μόνο 3 στοιχεία ήταν διαθέσιμα προς αξιολόγηση, σήμερα αυτά είναι πάνω από 30 και η αξιολόγηση γίνεται άμεσα σε τάχιστο χρόνο. Εν τω μεταξύ η DEGEWO έχει επεκτείνει αυτό τον τρόπο λειτουργίας της πέραν του οικισμού Gropius και στα υπόλοιπα 70.000 διαμερίσματα τα οποία διαχειρίζεται στο Βερολίνο.

Περισοτερες πληροφορίες:
DEGEWO - www.degewo.de
aibis GmbH - www.aibis.de

Υλοποίηση: aibis GmbH

####